A ce titre, vos missions seront les suivantes :
Gestion du Conseil :
- Aider à la préparation du Conseil Municipal selon un planning structuré : ordre du jour, convocations, dossiers, édition de délibérations, gestion de la signature, du contrôle de légalité et publication sur internet ;
- Créer et suivre les projets pour chaque conseil (tableaux de bord de suivi) ;
- Participer aux réunions du conseil municipal et aux commissions (comptes-rendus) ;
- Etablir le procès-verbal et le registre des délibérations ;
- Assurer la publication sur internet des autres actes ;
- Administrer les logiciels Webdelib, Idelibre et Publiact ;
- Renseigner et participer aux réunions d’information et de formation des agents sur le processus du Conseil Municipal.
Gestion des affaires institutionnelles :
- Mettre à jour les informations touchant le fonctionnement des élus et des groupes d’élus (coordonnées, listes de diffusion, gestion des comptes, suivi contrats…) ;
- Mettre à jour les informations relatives aux délégations adjoints / CMD ;
- Participer à la gestion des représentations : mettre à jour les informations relatives aux représentations de la ville par délibérations ou arrêtés (tableau de bord, dossiers, relations avec les organismes) et suivre les représentations de la Métropole, Région, Département s’il s’agit d’élus municipaux.
Secrétariat :
- Mettre en forme divers documents (courriers, mails, notes, procès-verbaux, comptes-rendus, diaporamas, délibérations, arrêtés…) ;
- Gérer les listes de diffusion du service ;
- Assister et assurer le secrétariat de la directrice et de la responsable du SAI et si besoin pour les archives et les huissiers ;
- Assurer l’accueil téléphonique du bureau ;
- Effectuer le classement et l’archivage des dossiers du service ;
- Organiser des réunions ;
- Rechercher des courriers et documents.
Autres activités indispensables au bon fonctionnement du service :
- Participation obligatoire au Bureau de l’Etat Major dans le cadre du Plan Communal de Sauvegarde.
Titulaire d’un diplôme de niveau Bac pro ou Bac + 2 secrétariat, une expérience dans des fonctions similaires serait appréciée ;
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et d’accueil ;
Vous maîtrisez l’outil informatique et gérez des logiciels métiers (paramétrage, gestion des comptes, modèles) ;
Vous connaissez les règles de syntaxe, d’orthographe et de grammaire ;
Vous êtes en capacité de retranscrire les interventions orales (débats des Conseils Municipaux) et de mettre en forme différents courriers, courriels, notes et comptes-rendus ;
Vous organisez des réunions et tenez à jour les agendas ;
Vous avez de bonnes compétences relationnelles et vous détenez l’esprit d’équipe ;
Organisé.e, vous faites preuve de capacité d’adaptation et de réactivité. Vous êtes rigoureux.se, discret.e et faites preuve d’une grande disponibilité.
Vous êtes chargé.e, sous l’autorité de la responsable du service des affaires institutionnelles, d’assurer le bon fonctionnement et déroulement du Conseil Municipal, de gérer les représentations de la ville et d’assurer diverses missions de secrétariat du service des affaires institutionnelles.